開始準備技術文件后﹐你就進入了指令所規定的合格評定程序。通過文件的編制,就可以評定你的產品是否符合指令所規定的基本要求。技術文件的編寫,應按機械指令的要求。這些文件將供公告機構確認(或檢驗)及歐盟市場監督機構隨時檢查。
1．由制造商或其確定的在歐洲共同體內的授權代理向公告機構提出EC型式試驗申請,并提供機械樣機。申請必須包含下列文件：
技術文件按其性質可分為三類：
基本的技術文件，每個危險的專門技術文件，成批生產的安全保障措施技術文件
此外,還應準備申請公告機構檢查內容的有關技術文件,包括需檢查的危險內容,在設計和制造中采用的標準,排除危險所采取的其他措施,以及必要的圖紙和計算檢驗記錄。
2．建議為你的每一份文件建立一個技術文件號。如制造商原已有編號的一些技術文件,建議建立一個與原編號的對照技術文件號清單備查,這樣制造商則可按原有的技術文件管理系統v將原有的技術文件按原分類存欄保管﹐而不必將所有涉及合格評定的技術文件都放在一起統一存檔。
3．每份技術文件的封面(或首頁)上.除有技術文件名稱外,還應有下列內容:
名稱、地址、電話、傳真、郵編、聯系人、機械型號、名稱、出廠編號、制造年份
4．技術文件中,基本安全要求核對表、危險分析表及標準目錄清單均可將步驟1中所編制的相應文件復制過來,但其內容要檢查﹑核實。每個危險的專門技術文件的內容，--般應包括詳細圖樣、計算記錄、試驗結果(內部檢驗或委托檢驗)等內容。
5．機械的所有技術文件,必須保存10年(從制造最后一臺機械出廠日期算起),而且是可以提供檢查的。
6．技術文件應采用設立公告機構的成員國的一-種官方語言編寫,或采用公告機構可接受的語言編寫,不必要求翻譯成其他語言。但是使用說明書必須翻譯成使用國的一種官方語言編寫。
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